In breve
- Chiunque venda beni o servizi, professionisti compresi, deve accettare pagamenti con carta; dal 30 giugno 2022 il rifiuto costa 30 € più il 4% dell'importo.
- Non esiste un importo minimo: l'unica giustificazione ammessa è l'impossibilità tecnica.
- Il costo del POS è canone o dispositivo più commissioni per transazione, diverse per debito, credito, circuito e provenienza della carta.
- Per incassi occasionali conviene un POS senza canone o un SoftPOS sullo smartphone; per incassi frequenti e importi alti un contratto con canone e commissioni più basse.
- L'integrazione tra POS, conto business e fatturazione riduce il lavoro contabile: è uno dei criteri per scegliere il conto.
Chi è obbligato ad accettare la carta
L'obbligo di accettare pagamenti con carta riguarda tutti i soggetti che effettuano attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi, anche professionali, verso consumatori. La norma di riferimento è l'articolo 15 del decreto-legge 179/2012, che dal 2014 impone di accettare pagamenti con carta di debito, e dal 2016 anche con carta di credito; le prepagate sono incluse in quanto strumenti di pagamento elettronico.
L'elenco dei soggetti interessati non ammette scorciatoie:
- commercianti al dettaglio e ambulanti;
- artigiani e imprese di servizi (idraulici, elettricisti, parrucchieri, estetisti);
- professionisti iscritti a ordini (medici, avvocati, commercialisti, architetti) e professionisti senza ordine;
- partite IVA in regime forfettario, che non godono di alcuna esenzione;
- attività ricettive, ristorazione, taxi.
Restano fuori le operazioni tra imprese e i casi di oggettiva impossibilità tecnica. L'obbligo del POS non va confuso con l'obbligo di un conto dedicato, che non esiste per tutte le partite IVA ma è comunque consigliabile: la guida sul conto business obbligatorio con partita IVA chiarisce chi deve averlo e chi no.
La sanzione dal 30 giugno 2022
Dal 30 giugno 2022 il rifiuto di un pagamento con carta è punito con una sanzione amministrativa di 30 € più il 4% del valore della transazione rifiutata, introdotta dal decreto-legge 36/2022 (il cosiddetto decreto PNRR 2). Fino a quella data l'obbligo esisteva ma non era sanzionato, e per questo molti lo ignoravano.
La sanzione si applica per ogni singolo rifiuto ed è contestata su segnalazione del cliente o in sede di controllo. Alcuni esempi:
| Importo rifiutato | Sanzione fissa | Sanzione proporzionale (4%) | Totale |
|---|---|---|---|
| 10 € | 30 € | 0,40 € | 30,40 € |
| 100 € | 30 € | 4 € | 34 € |
| 500 € | 30 € | 20 € | 50 € |
| 2.000 € | 30 € | 80 € | 110 € |
Il messaggio della struttura è chiaro: la sanzione fissa rende costoso anche rifiutare un caffè, quella proporzionale rende costoso rifiutare una parcella. Non esiste un importo minimo legale sotto il quale si può rifiutare la carta: cartelli come «carte accettate solo sopra i 10 €» non hanno base normativa.
Per il cliente, l'obbligo si incrocia con le regole fiscali sulle detrazioni: molte spese si detraggono solo se pagate con strumenti tracciabili, come spiega la guida sui pagamenti tracciabili e le detrazioni. Un professionista senza POS costringe il cliente a un bonifico o gli fa perdere la detrazione.
Quanto costa davvero un POS
Il costo di un POS è la somma di tre voci: il costo del dispositivo o il canone, la commissione percentuale su ogni transazione e gli eventuali costi fissi per operazione o per servizio. Confrontare le offerte significa stimare queste tre voci sul proprio volume di incassi.
Canone o costo del dispositivo
Le formule sul mercato sono due. I contratti bancari tradizionali prevedono un canone mensile per il terminale, in cambio di commissioni più basse. Le offerte dei provider indipendenti prevedono l'acquisto del dispositivo una tantum, senza canone, con commissioni più alte. Il SoftPOS, che usa lo smartphone, azzera anche il costo del dispositivo.
Commissioni per transazione
La commissione dipende dal tipo di carta, dal circuito e dalla provenienza. La ragione è la struttura dei costi del circuito, descritta nella guida sui circuiti di pagamento: una parte della commissione (l'interchange) va alla banca del cliente, una parte al circuito, il resto al fornitore del POS. Nell'Unione Europea il regolamento (UE) 2015/751 limita l'interchange delle carte consumer allo 0,2% per il debito e allo 0,3% per il credito, ma non per le carte aziendali e per quelle emesse fuori dall'UE, che costano di più.
I contratti si dividono quindi in due modelli:
- Commissione unica («blended»): una sola percentuale per tutte le carte, tipicamente tra l'1% e il 2%, semplice da capire e adatta a chi incassa poco.
- Commissioni differenziate («interchange plus» o per tipo di carta): percentuali diverse per debito nazionale, debito e credito internazionali, carte aziendali ed estere. Più complesse, ma più economiche su volumi alti, con il debito che può scendere sotto l'1%.
Costi accessori
Costi fissi per transazione (pochi centesimi), costo della connessione SIM del terminale, tempi di accredito (da immediato a qualche giorno lavorativo) e costi di chiusura del contratto. Vanno letti nel foglio informativo con la stessa attenzione dedicata ai costi del conto.
Un esempio: tre profili di incasso a confronto
Il confronto tra formule si fa sul proprio volume mensile, e tre profili bastano a capire la logica. La tabella usa condizioni ipotetiche ma rappresentative del mercato: un POS senza canone con commissione unica dell'1,5%, un contratto bancario con canone di 15 € al mese e commissione media dello 0,8%, un SoftPOS con commissione dell'1,2% e nessun canone.
| Profilo | Incassi mensili con carta | POS senza canone (1,5%) | Contratto con canone (15 € + 0,8%) | SoftPOS (1,2%) |
|---|---|---|---|---|
| Professionista con incassi occasionali | 500 € | 7,50 € | 19,00 € | 6,00 € |
| Artigiano con incassi regolari | 3.000 € | 45,00 € | 39,00 € | 36,00 € |
| Negozio con incassi frequenti | 15.000 € | 225,00 € | 135,00 € | 180,00 € |
Sotto qualche migliaio di euro al mese le formule senza canone vincono; sopra, il canone si ripaga con le commissioni più basse. Il SoftPOS è competitivo finché i clienti pagano in contactless o con il telefono, cioè quasi sempre: i limiti del contactless sono spiegati nella guida sui pagamenti contactless.
Le alternative al POS tradizionale
Le alternative al terminale bancario tradizionale sono tre, e coprono situazioni diverse:
- POS mobile di un provider indipendente. Un lettore acquistato una tantum, collegato allo smartphone, senza canone e con commissione unica. Adatto a chi incassa poco o si sposta.
- SoftPOS (Tap to Pay). L'app certificata trasforma il telefono in terminale: nessun dispositivo, nessun canone, commissione per transazione. Accetta solo carte contactless e wallet, che oggi sono la grande maggioranza.
- Link di pagamento e QR code. Per chi fattura a distanza, un link inviato con la fattura permette al cliente di pagare con carta online: soddisfa la tracciabilità, ma non sostituisce il POS per chi incassa di persona.
Il bonifico resta uno strumento tracciabile e gratuito per chi incassa, ma non soddisfa l'obbligo di accettare la carta: un cliente che vuole pagare con carta di persona ha diritto a farlo.
POS e conto business: come si integrano
L'integrazione tra POS e conto business è il criterio che più spesso viene trascurato nella scelta, e quello che fa risparmiare più tempo. Gli incassi del POS vanno accreditati su un conto, e se il conto è quello dell'attività, con la fatturazione integrata, ogni incasso si abbina alla fattura corrispondente senza lavoro manuale.
I conti business online seguono strade diverse. Qonto, ad esempio, integra fatturazione elettronica e riconciliazione contabile, come descritto nella nostra recensione Qonto; Finom include fatture e preventivi nel conto, come mostra il confronto Finom contro Qonto; Revolut Business punta su multivaluta e carte per il team, come spiega il confronto Qonto contro Revolut Business. I criteri generali di scelta sono nella guida sul conto business per partita IVA, e il nostro confronto dei conti business mette in fila canoni, IBAN e strumenti di fatturazione dei principali.
Due dettagli pratici:
- IBAN di accredito. Alcuni provider di POS accreditano solo su IBAN italiani: se il tuo conto business ha un IBAN estero, verifica prima. Le implicazioni sono nella guida su IBAN italiano o estero per il conto business.
- Tempi di accredito. Da immediato a tre giorni lavorativi: per chi ha flussi di cassa tesi è una voce di costo nascosta.
Come scegliere: la checklist
Scegliere il POS significa rispondere a sei domande, nell'ordine:
- Quanto incasso con carta al mese? Sotto qualche migliaio di euro, niente canone.
- Incasso di persona o a distanza? Di persona serve un terminale o un SoftPOS; a distanza bastano link e fatture.
- Che carte usano i miei clienti? Consumatori italiani con debito e contactless: commissioni basse; clienti esteri o aziende: commissioni più alte, da negoziare.
- Il POS si integra con il mio conto e la mia fatturazione? Risparmia ore di riconciliazione.
- Quando arrivano i soldi sul conto?
- Cosa costa disdire? Vincoli di durata e penali vanno letti prima di firmare.
Chi ha dipendenti che incassano o spendono per l'azienda dovrebbe valutare, insieme al POS, anche le carte per il team: la guida sulle carte aziendali per dipendenti spiega limiti, permessi e note spese.
Conclusione
Il POS è obbligatorio per chiunque venda beni o servizi ai consumatori, professionisti e forfettari inclusi, e dal 30 giugno 2022 rifiutare la carta costa 30 € più il 4% dell'importo, senza soglie minime. Il costo del POS non è un problema: per chi incassa poco esistono terminali senza canone e SoftPOS sullo smartphone a commissione, per chi incassa molto un contratto con canone e commissioni sotto l'1% sul debito. La scelta giusta dipende dal volume di incassi, dal tipo di carte dei clienti e, soprattutto, dall'integrazione con il conto business e la fatturazione, che trasforma l'obbligo in un vantaggio contabile. Nel nostro confronto dei conti business trovi i conti che integrano incassi, fatture e carte per il team; per le norme aggiornate, il riferimento resta la Gazzetta Ufficiale e il tuo commercialista.