In breve
- Per una SRL il conto dedicato è un obbligo: la scelta va fatta pensando a più persone (soci, amministratore, team, commercialista), non a un solo titolare.
- Il versamento del capitale alla costituzione segue le regole del codice civile e le indicazioni del notaio; non tutti i conti online aprono un conto a una società ancora in costituzione.
- Utenti multipli e permessi differenziati sono la funzione decisiva: chi paga, chi approva, chi vede tutto.
- Le integrazioni contabili (gestionali, API, accesso per il commercialista) e il conto multivaluta pesano più del canone del primo anno se la startup cresce o lavora con l'estero.
- Revolut Business, Qonto, Finom e Vivid Money coprono questi bisogni con accenti diversi: le condizioni di piano vanno verificate sul sito ufficiale.
Perché una SRL ha bisogni diversi da un freelance
Una SRL ha bisogni diversi da un freelance perché il conto non è più lo strumento di una persona ma di un'organizzazione: più persone devono accedere con poteri diversi, i movimenti finiscono in un bilancio depositato, e il conto stesso è un obbligo di legge per le società, non una scelta di comodità.
Il freelance sceglie il conto business guardando canone, fatturazione e carta. La SRL, anche piccola, deve rispondere a domande in più: chi ha i poteri di firma sul conto, come si versa il capitale, come si danno carte ai collaboratori senza dare loro accesso al saldo, come si collega il conto al gestionale del commercialista, come si pagano fornitori in dollari senza perdere sul cambio. Sono domande che diventano urgenti quando la società cresce, e a quel punto cambiare conto è un lavoro serio.
Nella nostra guida al conto business per partita IVA trovi i criteri generali validi per tutti; qui ci concentriamo su ciò che riguarda specificamente società di capitali e startup.
Il versamento del capitale sociale alla costituzione
Il versamento del capitale sociale alla costituzione di una SRL segue le regole del codice civile e le indicazioni operative del notaio: il capitale sottoscritto va versato, nella misura e con le modalità previste dalla legge, prima o al momento dell'atto costitutivo, e il notaio ne verifica la prova.
Il problema pratico è che al momento del versamento la società non esiste ancora: non ha partita IVA, non è iscritta al Registro delle Imprese, non può intestarsi un conto ordinario. Le banche tradizionali gestiscono da sempre questa fase con un conto o un deposito vincolato alla società in costituzione, che viene poi sbloccato dopo l'iscrizione. I conti business online si comportano in modo diverso tra loro:
- alcuni offrono una procedura dedicata al deposito del capitale per società in costituzione, con attestazione da consegnare al notaio;
- altri aprono il conto solo a società già costituite, e in quel caso il versamento va fatto secondo le altre modalità ammesse dalla legge e concordate con il notaio, per poi trasferire i fondi sul conto business una volta operativo;
- in tutti i casi la documentazione richiesta (atto, visura, dati dei soci e dei titolari effettivi) va verificata in anticipo.
Utenti, ruoli e permessi: la funzione decisiva
La funzione decisiva per una società è la gestione di più utenti con permessi differenziati: l'amministratore vede e fa tutto, un socio consulta i saldi, il responsabile amministrativo prepara i bonifici che qualcun altro approva, i collaboratori usano solo la propria carta.
In una banca tradizionale i poteri sul conto si definiscono con deleghe formali, spesso con firma congiunta e moduli in filiale. Nei conti business online gli stessi poteri si configurano dalla dashboard, in tempo reale. I ruoli tipici, presenti con nomi diversi nei quattro conti del nostro confronto, sono:
| Ruolo | Cosa può fare | A chi serve in una SRL |
|---|---|---|
| Amministratore / titolare | Tutto: bonifici, carte, utenti, contratto | Amministratore unico o delegato |
| Manager / approvatore | Approva pagamenti e note spese, crea carte, non modifica il contratto | Socio operativo, direttore |
| Contabile / sola lettura | Vede movimenti, scarica estratti e documenti, non dispone pagamenti | Commercialista, revisore |
| Preparatore | Prepara bonifici che un approvatore deve autorizzare | Ufficio amministrativo |
| Dipendente / titolare di carta | Usa la propria carta entro i limiti, carica ricevute | Team, collaboratori |
Le caratteristiche documentate nelle schede CartaSmart confermano questa impostazione: Vivid Money mette in evidenza la gestione multi-utente con permessi differenziati; Qonto permette di assegnare permessi diversi a ogni utente e di emettere carte per dipendenti con limiti personalizzabili; Revolut Business prevede carte fisiche e virtuali per il team in un conto con integrazioni contabili. Il numero di utenti inclusi nel canone e il costo di quelli aggiuntivi dipendono dal piano e vanno verificati sul sito ufficiale.
Un consiglio operativo: prima di aprire il conto, scrivi su un foglio chi deve fare cosa. Se l'elenco supera le persone incluse nel piano base, il confronto tra conti va fatto sul piano superiore, non su quello gratuito o di ingresso.
Carte per il team e controllo delle spese
Le carte per il team permettono di dare a ogni collaboratore uno strumento di pagamento con il suo limite, senza condividere credenziali né anticipare spese personali: è il modo in cui le società moderne sostituiscono le note spese.
Per una startup il caso più frequente non è il tecnico in trasferta ma l'abbonamento software: hosting, strumenti di progettazione, pubblicità, licenze. Una carta virtuale per ciascun fornitore, con un limite mensile pari al costo previsto, rende ogni abbonamento visibile e disattivabile in un clic, e circoscrive il danno se un fornitore subisce una violazione dei dati. Le carte fisiche vanno a chi paga di persona, con prelievi e pagamenti all'estero abilitati solo quando servono.
Tutti e quattro i conti del confronto emettono carte fisiche o virtuali per il team; Finom e Vivid Money aggiungono un cashback sulle spese con carta business, le cui percentuali vanno lette sul sito ufficiale. Il funzionamento dettagliato di limiti, ricevute in app e policy interne è descritto in carte aziendali per dipendenti e gestione spese.
Integrazioni contabili: il conto deve parlare con il commercialista
Per una società di capitali le integrazioni contabili sono un requisito, non un accessorio: i movimenti del conto alimentano la contabilità ordinaria, il bilancio e le dichiarazioni, e ogni passaggio manuale tra conto e gestionale è un errore in attesa di accadere.
Ci sono tre livelli di integrazione, dal più semplice al più strutturato:
- Esportazione: scarichi i movimenti in formati leggibili dal gestionale (CSV, formati contabili standard) e li importi. Funziona ovunque, ma è manuale.
- Accesso dedicato: crei un utente in sola lettura per il commercialista, che consulta il conto e scarica ciò che serve senza chiedertelo. Riduce le e-mail, non il lavoro di registrazione.
- Connettore o API: il conto invia i movimenti direttamente al gestionale o al software del commercialista, e le fatture emesse dal conto risultano già riconciliate con gli incassi. È il livello a cui puntare quando la società cresce.
Qonto, secondo la nostra scheda, si collega ai principali gestionali e software contabili usati da commercialisti e PMI e integra fatturazione elettronica e riconciliazione; Revolut Business offre integrazioni con la contabilità tramite fatturazione, API e connettori; Finom include fatture e preventivi nel conto. Prima di scegliere, chiedi al commercialista quale gestionale usa e verifica sul sito del provider se esiste un connettore diretto: è la domanda che evita più problemi a fine anno. Approfondiamo il tema nella guida alla fatturazione elettronica integrata nel conto business.
Conto multivaluta: quando serve a una startup
Il conto multivaluta serve a una startup quando incassa o paga regolarmente in valute diverse dall'euro: clienti nel Regno Unito o negli Stati Uniti, fornitori software in dollari, collaboratori pagati in altre valute. In questi casi tenere un saldo in dollari o sterline evita di convertire due volte e di subire il markup del cambio a ogni operazione.
Il vantaggio concreto è semplice da quantificare: se incassi 10.000 dollari da un cliente e ne spendi 6.000 per fornitori americani, un conto in soli euro converte 10.000 dollari in entrata e poi 6.000 in uscita, pagando il cambio due volte; un conto multivaluta tiene i dollari e converte solo i 4.000 residui, quando il tasso ti conviene. Il risparmio dipende dal markup applicato dal provider e dal piano.
Nel nostro confronto Revolut Business è il conto pensato per chi opera in più valute, con cambio senza commissioni entro i limiti del piano e IBAN europeo; Vivid Money rientra tra i conti con funzioni multivaluta. Le soglie gratuite e le commissioni oltre soglia cambiano nel tempo e vanno verificate sul sito ufficiale. Per capire come funzionano le tasche in valuta e chi ci guadagna davvero, leggi conto multivaluta: cos'è e a chi conviene.
Se la startup lavora solo in euro, il conto multivaluta non aggiunge nulla: contano di più IBAN, fatturazione e permessi.
Tutela dei fondi: banca o IMEL, e quanto tenere sul conto
La tutela dei fondi di una società dipende dalla licenza del provider: se è una banca, i depositi sono coperti dal sistema di garanzia dei depositi fino a 100.000 € per depositante per banca; se è un istituto di moneta elettronica (IMEL), i fondi dei clienti sono segregati su conti di salvaguardia presso banche terze ma non coperti dalla garanzia.
Per una startup che ha appena chiuso un aumento di capitale la differenza è concreta. Qonto, per esempio, è un IMEL: i fondi sono tutelati tramite segregazione, non dal fondo di garanzia, come la stessa società dichiara. Revolut opera per i clienti dell'Unione Europea tramite Revolut Bank UAB, banca autorizzata in Lituania; per il conto business verifica sul sito ufficiale quale entità è la tua controparte. Per Finom e Vivid Money la natura della licenza e l'entità emittente vanno lette nelle condizioni contrattuali.
Nessuna delle due strutture è sbagliata: la segregazione degli IMEL è un presidio serio, e la garanzia bancaria copre comunque solo fino a 100.000 €. La prassi diffusa tra le società con liquidità importante è distribuire i fondi su più istituti e tenere sul conto operativo solo ciò che serve per la gestione corrente. Ne parliamo in banche online e fintech: sono sicure?.
Come scegliere: una checklist per la SRL
Per scegliere il conto business di una SRL usa una checklist di nove domande, da verificare sul sito ufficiale del provider prima di aprire il conto:
- Il provider apre il conto alla società in costituzione o solo dopo l'iscrizione al Registro delle Imprese?
- Quanti utenti sono inclusi nel piano e quali ruoli si possono assegnare?
- È prevista l'approvazione dei pagamenti da parte di un secondo utente?
- Quante carte fisiche e virtuali sono incluse e quanto costano quelle aggiuntive?
- Il conto si collega al gestionale del commercialista con un connettore diretto?
- La fatturazione elettronica è integrata e gestisce le esigenze della società (IVA, ritenute, PA)?
- Serve il conto multivaluta e, se sì, quali sono i limiti gratuiti di cambio?
- Il provider è una banca o un IMEL, e con quale entità firmi il contratto?
- Come si pagano gli F24 e come si gestiscono gli addebiti SDD? Il tema è approfondito in IBAN italiano o estero per il conto business.
Il confronto tra i due conti più scelti dalle società italiane, uno con IBAN italiano e fatturazione integrata, l'altro multivaluta con IBAN europeo, è in Qonto contro Revolut Business. Le schede complete dei quattro conti, con i voti editoriali assegnati secondo la metodologia pubblicata nella pagina Chi siamo, sono nella sezione business.
Conclusione
Il conto business di una startup o di una SRL non si sceglie come quello di un freelance: contano il supporto alla società in costituzione per il versamento del capitale, gli accessi con permessi differenziati per soci e team, le carte con limiti per i collaboratori, le integrazioni con il gestionale del commercialista e, se lavori con l'estero, il conto multivaluta. Revolut Business, Qonto, Finom e Vivid Money coprono queste esigenze con profili diversi: fatturazione, riconciliazione e IBAN italiano per Qonto; multivaluta e integrazioni per Revolut Business; piano gratuito con fatture incluse per Finom; pockets e permessi per Vivid Money. Prima di firmare, verifica sul sito ufficiale il numero di utenti e carte inclusi nel piano, la natura della licenza e la procedura per il capitale sociale, e concorda i passaggi con notaio e commercialista.